I nuovi obblighi informativi sul lavoro introdotti dal Decreto Trasparenza

È stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 29 luglio 2022 il D.Lgs. 30 giugno 2022, n. 104, c.d. “Decreto Trasparenza” che recepisce la Direttiva (UE) 2019/1152 relativa alle condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili e introduce nuovi obblighi informativi al momento dell’assunzione e nel corso del rapporto di lavoro, oltre a prescrizioni minime nei termini e condizioni dei rapporti di lavoro. Di seguito un breve memorandum che tiene conto delle indicazioni fornite dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro con la circolare del 10 gosto 2022, n. 4 e dal Ministero del Lavoro con la circolare del 20 settembre 2022, n. 19.

Sfera di applicazione

Il provvedimento si applica a tutti i contratti di lavoro subordinato (determinato/indeterminato, part-time/full-time, intermittente e in somministrazione), anche già in essere, e ai rapporti di collaborazione coordinata e continuativa e alle prestazioni occasionali.

Il provvedimento non si applica ai lavoratori autonomi, gli agenti e ai rapporti di durata molto breve (pari o inferiore a una media di 3 ore settimanali in 4 settimane consecutive) e a quelli con i familiari conviventi.

Oggetto dell’obbligo informativo

Il datore di lavoro comunica a ciascun lavoratore in modo chiaro e trasparente le seguenti informazioni in formato cartaceo o elettronico:

1. l’identità delle parti ivi compresa quella dei co-datori;
2. il luogo di lavoro;
3. la sede o il domicilio del datore di lavoro;
4. l’inquadramento, il livello e la qualifica attribuiti al lavoratore o, in alternativa, le caratteristiche o la descrizione sommaria del lavoro;
5. la data di inizio del rapporto di lavoro;
6. la tipologia di rapporto di lavoro, precisando in caso di rapporti a termine la durata prevista dello stesso;
7. nel caso di lavoratori dipendenti da agenzia di somministrazione di lavoro, l’identità delle imprese utilizzatrici;
8. la durata del periodo di prova, se previsto;
9. il diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro, se prevista;
10. la durata del congedo per ferie, nonché degli altri congedi retribuiti;
11. la procedura, la forma e i termini del preavviso in caso di recesso del datore di lavoro o del lavoratore;
12. l’importo iniziale della retribuzione o comunque il compenso e i relativi elementi costitutivi, con l’indicazione del periodo e delle modalità di pagamento;
13. la programmazione dell’orario normale di lavoro e le eventuali condizioni relative al lavoro straordinario e alla sua retribuzione;
14. se il rapporto di lavoro non prevede un orario normale, il datore di lavoro informa il lavoratore circa: i) la variabilità della programmazione del lavoro, l’ammontare minimo delle ore retribuite garantite e la retribuzione per il lavoro prestato in aggiunta alle ore garantite; ii) le ore e i giorni di riferimento in cui il lavoratore è tenuto a svolgere le prestazioni lavorative; iii) il periodo minimo di preavviso a cui il lavoratore ha diritto prima dell’inizio della prestazione lavorativa e, ove ciò sia consentito dalla tipologia contrattuale in uso e sia stato pattuito, il termine entro cui il datore di lavoro può annullare l’incarico;
15. il contratto collettivo, anche aziendale, applicato al rapporto di lavoro, con l’indicazione delle parti che lo hanno sottoscritto;
16. gli enti e gli istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi dovuti dal datore di lavoro e qualunque forma di protezione in materia di sicurezza sociale fornita dal datore di lavoro stesso

Le medesime informazioni sono conservate e rese accessibili al lavoratore ed il datore di lavoro ne conserva la prova della trasmissione o della ricezione per la durata di 5 anni dalla conclusione del rapporto di lavoro.

L’INL, con la circolare n. 4/2022, ha chiarito che, fermo restando che con la consegna del contratto individuale di lavoro o di copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro il lavoratore deve essere già informato sui principali contenuti degli istituti di cui all’art. 1 del Decreto (ad es. orario di lavoro giornaliero per n. giorni alla settimana; importo retribuzione mensile per numero delle mensilità ecc.), la relativa disciplina di dettaglio potrà essere comunicata attraverso il rinvio al contratto collettivo applicato o ad altri documenti aziendali qualora gli stessi vengano contestualmente consegnati al lavoratore ovvero messi a disposizione secondo le modalità di prassi aziendale.

Casi specifici

1. Utilizzo di sistemi automatizzati

Qualora il datore di lavoro utilizzi sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati tesi a rilevare dati utili per l’assunzione, la gestione e la cessazione del rapporto nonché relativi alla sorveglianza, alla valutazione e all’adempimento della prestazione, dovranno essere forniti ai lavoratori e alle OO.SS. (aziendali o territoriali) informazioni sugli scopi e le finalità dei sistemi, le loro modalità di funzionamento e il relativo livello di sicurezza. Sulle medesime informazioni il lavoratore avrà diritto di accesso, diretto o per il tramite dei sindacati.

La violazione delle citate prescrizioni è punita con la sanzione pecuniaria:

• da € 100 a € 750, per ciascun mese di riferimento, qualora attenga agli obblighi informativi nei confronti dei lavoratori, aumentata in ragione del numero dei lavoratori interessati,
• da € 400 a € 1.500 qualora riguardi i sindacati.

2. Prestazioni non prevedibili

Nel caso di rapporto di lavoro che si svolga secondo modalità organizzative, in tutto o in gran parte imprevedibili, il datore di lavoro dovrà informare il lavoratore in relazione a:

• la variabilità della programmazione del lavoro, con indicazione delle ore minime retribuite garantite; 
• i giorni e le ore in cui è tenuto a lavorare;
• il preavviso a lui spettante prima dell’inizio della prestazione e il termine entro cui l’incarico può essere annullato.

Il lavoratore può rifiutarsi di eseguire l’attività se il datore la richieda in giorni e ore diverse da quelle programmate o se violi l’obbligo di preavviso, senza subire alcuna conseguenza neppure disciplinare.

In caso di revoca di un incarico programmato senza un ragionevole preavviso, il lavoratore ha diritto alla retribuzione stabilita nel contratto collettivo se applicabile o, in mancanza, a un importo non inferiore al 50% di quanto convenuto per la prestazione annullata.

3. Lavoro all’estero

In caso di distacco o missione per un periodo superiore a 4 settimane consecutive all’estero il datore di lavoro deve comunicare quali sono le modifiche alle informazioni già fornite, il paese di destinazione, la retribuzione e la relativa valuta, le condizioni per il rimpatrio, ove previsto, nonché l’indirizzo del sito internet istituzionale dello Stato membro ospitante in cui sono pubblicate le informazioni sul distacco. 

Termini di adempimento 

In caso di assunzione, l’obbligo informativo deve avvenire all’atto dell’assunzione prima che inizi l’esecuzione della prestazione e, comunque, entro i 7 giorni successivi, salvo il maggiore termine di un mese per alcuni dati.

Per i rapporti già in essere, le informazioni devono essere fornite entro 60 giorni dalla richiesta del lavoratore.

Qualsiasi variazione delle informazioni oggetto di comunicazione deve essere resa nota al lavoratore entro il primo giorno di decorrenza della modifica, salvo che non si tratti di rettifiche legislative o derivanti dalla contrattazione collettiva.

Sanzioni e garanzie

L’omesso, il ritardato o l’incompleto adempimento degli obblighi informativi comporta l’applicazione di una sanzione amministrativa pecuniaria da 250 a 1.500 euro per ogni lavoratore interessato.

A detta sanzione si aggiunge l’espresso divieto per le imprese di licenziare, discriminare e sanzionare i lavoratori che esercitino i diritti previsti dal Decreto. Detti lavoratori, qualora vittime di comportamenti ritorsivi, possono ricorrere, oltre che alla tutela giudiziaria, anche a conciliazione e l’arbitrato, e sporgere denuncia all’INL.

I lavoratori estromessi dal rapporto o comunque destinatari di misure equivalenti al licenziamento adottate nei loro confronti dal datore di lavoro o dal committente possono fare espressa richiesta al medesimo dei motivi delle misure adottate. Il datore di lavoro o il committente fornisce, per iscritto, tali motivi entro 7 giorni dalla richiesta.

Qualora il lavoratore faccia ricorso all’autorità giudiziaria competente, lamentando la violazione del divieto di licenziamento previsto dal Decreto Trasparenza, incombe sul datore di lavoro o sul committente l’onere di provare che i motivi addotti a fondamento del licenziamento o degli altri provvedimenti equivalenti adottati a carico del lavoratore non siano riconducibili ai divieti di cui al Decreto Trasparenza.

Prescrizioni minime relative alle condizioni di lavoro

Il Decreto Trasparenza introduce anche prescrizioni minime di trattamento per il lavoro quali

1. la durata massima del periodo di prova che non può essere superiore a 6 mesi, salva la durata inferiore prevista dalle disposizioni dei contratti collettivi. Nel rapporto di lavoro a tempo determinato, il periodo di prova dovrà essere stabilito in misura proporzionale alla durata del contratto e alle mansioni da svolgere. In caso di rinnovo di un contratto di lavoro per lo svolgimento delle stesse mansioni, il rapporto di lavoro non potrà essere soggetto ad un nuovo periodo di prova. In caso di sopravvenienza di eventi, quali malattia, infortunio, congedo di maternità o paternità obbligatori, il periodo di prova sarà prolungato in misura corrispondente alla durata dell’assenza.
2. In caso di “Cumulo di impieghi” il datore di lavoro non può vietare al lavoratore lo svolgimento di altra attività lavorativa al di fuori dell’orario di lavoro, né per tale motivo riservargli un trattamento meno favorevole a meno che non vi sia: i) un pregiudizio per la salute e la sicurezza, compresa la normativa sui riposi; ii) la necessità di garantire l’integrità del servizio pubblico; iii) il caso in cui la diversa sia in conflitto d’interessi (pur non violando il dovere di fedeltà).
3. Il lavoratore che abbia maturato un’anzianità di lavoro di almeno 6 mesi presso lo stesso datore di lavoro o committente e che abbia completato l’eventuale periodo di prova, può chiedere per iscritto che gli venga riconosciuta una forma di lavoro con condizioni più prevedibili, sicure e stabili, se disponibile. Il lavoratore che abbia ricevuto risposta negativa può presentare una nuova richiesta dopo che siano trascorsi almeno 6 mesi dalla precedente. Entro un mese dalla richiesta del lavoratore il datore di lavoro o il committente forniscono risposta scritta motivata. In caso di richiesta reiterata da parte del lavoratore di analogo contenuto, le persone fisiche in qualità di datori di lavoro o le imprese che occupano fino a cinquanta dipendenti possono rispondere in forma orale qualora la motivazione della risposta rimanga invariata rispetto alla precedente.
4. Quando il datore di lavoro è tenuto, secondo previsioni di legge o di contratto individuale o collettivo, a erogare ai lavoratori una formazione per lo svolgimento del lavoro per cui sono impiegati, tale formazione, da garantire gratuitamente a tutti i lavoratori, va considerata come orario di lavoro e, ove possibile, deve svolgersi durante lo stesso. Tale obbligo non riguarda la formazione professionale o la formazione necessaria al lavoratore per ottenere, mantenere o rinnovare una qualifica professionale, salvo che il datore di lavoro non sia tenuto a fornirla secondo la legge o la contrattazione collettiva.

Entrata in vigore e decorrenza dell’obbligo

Il decreto entrerà in vigore a partire dal 13 agosto 2022. L’obbligo informativo sussiste pertanto per tutti i rapporti di lavoro instaurati a partire dal 13 agosto 2022, ma, secondo le previzioni transitorie, le disposizioni si applicano anche a tutti i rapporti di lavoro già instaurati alla data del 1° agosto 2022 per i quali il datore di lavoro è tenuto a fornire le informazioni entro 60 giorni nel caso di richiesta scritta del lavoratore. Non sono chiari i tempi di comunicazione delle informazioni per i lavoratori assunti dal 2 agosto al 12 agosto a seguito della loro eventuale richiesta. L’INL, con la circolare 4/2022, ritiene che anche in relazione a tali lavortori trovano applicazione i medesimi principi di trasparenza, solidarietà contrattuale e parità di trattamento tra lavoratori che fondano la novella normativa, cosicché anche questi ultimi possono richiedere l’eventuale integrazione delle informazioni relative al proprio rapporto di lavoro.